Quando você insere uma fatura com referência a uma ordem de compra, o sistema sugere os dados da ordem de compra e entradas de mercadorias contra o PO (Exemplo: fornecedor, material, quantidade ainda não faturadas, valor esperado por item, e condições de pagamento ). Você pode substituir esses valores se estiver diferente da fatura apresentada pelo fornecedor. O sistema verifica se a entrada foi permitida. Ao fazer isso, ele pode emitir mensagens de aviso ou erro.
Se houver discrepâncias entre a ordem de compra ou entrada de mercadorias e da fatura (variações de preços ou quantidade, por exemplo), o sistema avisa o usuário em conformidade e, dependendo das configurações do sistema, bloqueia a fatura, para que não possa ser paga.
Para a verificação da fatura, você inicialmente inserir todos os dados relevantes da fatura do fornecedor (credor), como o valor bruto, o imposto sobre valor agregado, data da fatura, de referência (número da nota fiscal do fornecedor) e condições de pagamento. Em etapas subseqüentes do processamento, o sistema verifica os dados aritmeticamente e compara-lo com dados que já existe no sistema (no documento de ordem de compra, por exemplo).
O documento na fatura podem ser digitalizados e enviados via fluxo de trabalho para o departamento responsável pela verificação de faturas. Este é um passo importante para tornar o escritório a economia de papel uma realidade. Sempre que possível, as faturas devem ser postadas com referência a uma ordem de compra. Isto é uma vantagem que o sistema sugere o fim dos preços documento de ordem de compra e as quantidades de mercadorias a recepção dos documentos GR respeitantes à ordem de compra.
Você também pode atribuir os itens da fatura para uma ordem de compra utilizando o número da nota de entrega ou conhecimento de frete, desde que estes números foram digitados no momento da entrada de mercadorias.
Se uma fatura é inscrita com referência a uma ordem de compra, os itens do PO são sugeridos em conjunto com as respectivas quantidades que estão ainda a ser faturados. O sistema determina as quantidades que estão ainda a ser faturado como a diferença entre a quantidade entregue e a quantidade já faturada. (Por exemplo, se 100 pc foram entregues e 60 pc já facturados, 40 pc continuam a ser faturado.) Você pode substituir este valor padrão e, portanto, na fatura da quantidade da ordem inteira de compra após o recebimento de entregas parciais, por exemplo.
O sistema também sugere que o valor esperado para os itens. Este é o produto da quantidade a ser faturada multiplicado pelo preço da oferta. Você pode substituir este valor também. Se há uma variação entre os valores de fatura e os valores esperados, a fatura é automaticamente bloqueado para pagamento se tolerâncias pré-definidas são ultrapassadas (por exemplo, se o preço da fatura varia entre o preço PO).
